GTD (Getting Things Done): Parte 3 – A fase do processamento

Recentemente publicamos o segundo texto da nossa série sobre GTD, onde falamos sobre a fase da coleta do GTD (Getting Things Done), um dos métodos de organização mais eficazes e utilizados já lançados, e explicamos como você dará o primeiro passo para organizar a sua vida com o GTD. Apenas para recapitular: na fase da coleta nós fizemos uma coleta (HÁ!) de tudo o que está pendente na sua vida (ou que simplesmente precisa de alguma ação) e com coisas que não são pendências, mas que vale a pena serem registradas para futura referência ou como ferramenta.

Isso inclui papéis, materiais, emails, rabiscos, post-its, correspondências, documentos e quaisquer outras coisas que precisem de algum tipo de ação da sua parte. Com uma coleta bem feita e já realizada, o próximo passo é a realização do processamento de toda essa informação.

Processamento? Como assim?

A segunda fase do GTD é a fase do processamento de todos os itens de pendências que foram obtidos na fase da coleta. A idéia central desta fase é decidir o que você vai fazer com cada um dos itens da sua lista. Para isso, pegue cada um destes itens, identifique o que eles são e o que significam, e decida o que vai fazer com eles. Não se assuste com a quantidade de itens a serem processados (geralmente, na primeira vez são muitos) nem se desespere ao perceber quantas ações cada um deles pode precisar, pois essa é a hora apenas de processá-los (identificar, dar significado, decidir o que fazer).

Assim, vá com calma e faça o que tem que ser feito. Ao final desta fase, a sua Caixa de Entrada tem que estar vazia, então você terá que mover os itens da Caixa de Entrada para uma outra destinação (falaremos sobre os marcadores e etiquetas mais para frente).

Identificando os itens

Quando você está na fase da coleta, você vai pegando os itens que precisam de alguma destinação e vai colocando na Caixa de Entrada. Muitos desses itens você sabe o que são, mas muitos você provavelmente não lembra o que são apenas com uma pequena olhada. Algumas vezes é necessário pegar alguns itens e analisá-los com cuidado, tentando se lembrar de onde eles vieram e em quais circunstâncias eles entraram na sua vida.

Para decidir o que fazer com alguma coisa, você precisa primeiro saber o que ela é, certo? Veja algumas perguntas básicas que irão lhe auxiliar no processo de identificar cada item:

• O que é isso?
• Isso é passível de alguma ação?
• Qual é o resultado esperado? Se for vários passos, escreva-os numa lista de projetos.
• Qual é a próxima ação? Escreva-os numa lista de próximas ações.

Depois que você analisou um item e lembrou o que ele é, você precisa definir o que ele significa pra você.

Decidindo qual o significado de cada coisa

Certo, você já pegou aquele item que não lembrava do que se tratava e finalmente conseguiu se lembrar o que ele é, de onde ele veio, quem estava envolvido, etc. Essa é a hora que você vai definir, então, o que ele significa para você.

As vezes o item tinha certa importância há tempos atrás, mas hoje ele já não significa muita coisa para você. As vezes é algo que continua importante, as vezes é algo que é simplesmente precisa de uma ação ou de uma classificação de importância. Seja qual caso for, dê um significado a cada item da sua Caixa de Entrada, mesmo que esse significado seja “sem a mínima importância”.

Qual ação tomar?

Com base nas informações que você obteve ao analisar o item, e com base no significado que o item tem para você, é necessário agora definir o que será feito com ele. Existem várias destinações possíveis, contudo o método proposto por David Allen define 3 destinações básicas e concretas para os itens da Caixa de Entrada na fase de processamento.

1. A fazer;
2. A delegar;
3. A adiar;

Existem inúmeras outras ações mais específicas que você pode definir com base na sua realidade, tal como “A comprar”, “A enviar”, “A ler”, “A assistir”, etc., mas lembre-se sempre de definir ações concretas e factíveis de serem realizadas. Não adianta nada definir uma ação a ser tomada tal como “Não sei” ou “Depende de XXXX”.

Definidas as ações a serem tomadas, é hora de classificar.

Para classificar seus itens, utilize marcadores e etiquetas

“Mas afinal, que destinação é essa? Se os itens vão sair da Caixa de Entrada, para onde eles vão?”

Como foi dito acima, o método proposto por David Allen propõe 3 destinações básicas para os itens da Caixa de Entrada na fase do processamento: a fazer, a delegar e a adiar.

Nesta fase, você deveria já ter descartado tudo que é lixo, pois isso é uma responsabilidade da fase da coleta. Contudo, muitas vezes nós simplesmente coletamos os itens que precisam ser analisados e colocamos na nossa Caixa de Entrada, deixando um ou outro lixo passarem. Assim, já temos outra destinação básica também para a fase do processamento: Itens Descartados.

É possível definir diversas outras classificações para os itens, tal como, por exemplo, itens que requerem uma ação imediata, itens que não requerem uma ação imediata mas que precisam de ação, itens que não requerem nenhuma ação, itens de referência, itens que você gostaria de realizar algum dia, etc.

Assim, já temos uma lista um pouco maior de Caixas de itens:

1. A fazer – Itens que precisam de ação;
2. Faça agora – Itens que precisam de ação imediata;
3. A delegar – Itens que precisam ser delegados para alguém;
4. A adiar – Itens que não podem ser realizados no momento, mas precisarão de ações futuras;
5. Descarte – Itens a serem descartados/jogados no lixo;
6. Algum dia/Talvez – Itens que você talvez um dia faça (opcionais);
7. Arquivo – Itens de referência, que não precisam de nenhuma ação.

Existem inúmeras possibilidades na hora de criar “caixas de organização”. Pra isso, basta pensar na sua realidade e definir quais são os tipos mais comuns de classificações, ou você pode simplesmente usar as formas mais básicas de classificação propostas pelo David Allen.

A minha sugestão é que você comece da forma mais simples possível, e conforme for evoluindo no aprendizado do GTD, você vai evoluindo também a sua estrutura organizacional.

Faça agora!

Dentro do GTD, há um conceito de que se uma atividade precisa ser realizada, e ela pode ser realizada em até dois minutos, você tem que parar tudo que está fazendo para realizá-la. A idéia é diminuir as suas pendências sem prejudicar as atividades que você está realizando, pois dois minutos não é tempo suficiente para prejudicar a maioria das atividades que realizamos.

Contudo, você tem que realmente pensar se determinada atividade vai levar no máximo dois minutos para ser concluída. Se você tem que, por exemplo, ligar para um amigo para dar um recado, na teoria essa é uma atividade que dura menos que dois minutos. Contudo, se é um amigo que você não fala há algum tempo, ele vai querer bater papo no telefone e a conversa fatalmente vai se esticar para mais do que dois minutos. Cuidado.

Algumas dicas para fazer um processamento eficaz

1. Processe sempre!

Nós não temos como controlar a chegada de novos itens à nossa Caixa de Entrada. Depois do primeiro grande processamento que você fizer, os próximos já serão bem mais simples de serem executados, pois você já sabe o que fazer e como fazer. Assim, sempre que chegar um novo item, busque processá-lo o mais rápido possível para manter a sua Caixa de Entrada sempre vazia.

2. Comece pelo começo

Não adianta ficar olhando para a pilha de itens da sua Caixa de Entrada para tentar imaginar por onde começar. Sei que se a quantidade de itens for muito grande, a pilha pode ser assustadora, mas não pare para pensar nisso. Ao invés de ficar pensando interminavelmente por onde começar, busque o item que está mais próximo de você, o que está no topo da pilha mais próxima ou simplesmente o item mais acessível.

3. Uma coisa de cada vez

As vezes, existem itens que podem parecer correlacionados na sua Caixa de Entrada, e a tendência natural que nós temos é de pegar tudo para processar junto. Não cometa esse erro, pois você pode acabar sobrecarregado. Pegue um item por vez e o ataque de ponta a ponta: identifique esse item apenas, dê um significado a ele e defina o que fazer com ele. Só depois disso, passe para o próximo item, seja ele correlacionado ou não.

4. Nunca devolva nada para a Caixa de Entrada

Já aconteceu comigo de eu pegar um item da Caixa de Entrada e ficar com preguiça de pensar o que fazer com ele, dada a complexidade do significado ou assunto ao qual ele estava envolvido. O que eu fiz? O devolvi para a Caixa de Entrada para fazer depois, sem saber que esse é uma das piores coisas que eu podia ter feito com ele. Veja bem: se eu tive preguiça de processá-lo naquela hora, depois a situação não seria diferente (e não foi). O resultado é que acabei procrastinando por demais com aquele item, deixando itens se acumularem na Caixa de Entrada.

Assim, quando você retirar um item da Caixa de Entrada, não o devolva: processe.

Links para todos os artigos da série:

1. GTD (Getting Things Done): Parte 1 – Introdução
2. GTD (Getting Things Done): Parte 2 – A fase da coleta
3. GTD (Getting Things Done): Parte 3 – A fase do processamento
4. GTD (Getting Things Done): Parte 4 – A fase da organização
5. GTD (Getting Things Done): Parte 5 – A fase da revisão
6. GTD (Getting Things Done): Parte 6 – A fase da execução

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