Dicas realmente práticas para empresas em fase de expansão

Mais uma vez, o Saia do Lugar está aqui para te ajudar!

Se você está pensando em dar passos cada vez mais largos, seguem algumas dicas para expandir sua estrutura e voar cada vez mais alto.

Planeje MUITO bem o seu fluxo de caixa

Da mesma forma que um adolescente normalmente começa a comer que nem um desesperado quando chega na fase de crescimento acelerado, sua empresa passará por um processo parecido.

Para crescer, as empresas geralmente precisam de investimentos pesados em marketing, contratação de pessoas e compra de novos equipamentos, isso sem falar em expansão do espaço físico.

Como falamos no artigo O que é capital de giro e como gerenciá-lo, investir no crescimento sem um bom planejamento é como pegar a estrada sem saber se a gasolina no tanque é suficiente para chegar até o próximo posto de gasolina.

Uma boa projeção de fluxo de caixa, estimando a entrada das receitas, investimento necessário e quantidade de capital necessária no período é essencial para evitar que o crescimento traga mais dor de cabeça do que retorno.

Invista seu tempo em boas contratações

Um pedaço de sabedoria popular que deve ser esquecido pelo empreendedor que quer crescer é o “se quer que algo seja bem feito, faça você mesmo”.

Apesar de todas as suas características especiais, o empreendedor possui apenas 24 horas no dia. Por mais que ele trabalhe muito, chega um momento em que a capacidade de produção da empresa, e consequentemente seu faturamento, ficam limitados a esse tempo do empreendedor.

Ou seja, para o empresário que realmente quer ser seu próprio patrão, o ditado precisa se tornar “se você quer que algo seja bem feito, treine muito bem alguém para fazê-lo”.

Para se aprofundar no tema, recomendo o artigo Como contratar as melhores pessoas para sua pequena empresa.

Tenha processos muito bem definidos

Apenas contratar as melhores pessoas não é garantia de sucesso no seu crescimento. Investir em pessoas sem ter processos bem definidos é como ter a melhor impressora do mundo mas o arquivo com o texto estar incompleto ou errado.

Conforme a empresa cresce, haverá uma demanda cada vez maior em 3 áreas específicas:

• Vendas – Mesmo em empresas com vendas “automáticas”, como um e-commerce, é provável que para expandir você acabe fazendo alguns acordos maiores, o que demandam negociação através de uma equipe comercial. Definir muito bem as etapas que o cliente passa, os argumentos de venda e proposta de valor para cada segmento é essencial para treinar uma equipe comercial eficiente.
• Entrega do produto/serviço – Simples assim: quanto mais você vende, mais você precisa entregar.
• Processos administrativos – Se tudo der certo, chega um momento em que você não consegue fazer sozinho a sincronia do extrato do banco com o sistema financeiro, as compras de material de escritório, os processos burocráticos para contratação de novas pessoas, etc. Mapear como isso é feito te ajudará muito na hora de delegar essas tarefas.

Ferramentas de gestão podem fazer muita diferença

Uma das coisas que mais me surpreende em empresas que crescem sem planejamento é a quantidade de processos manuais que poderiam ser automatizados.

Algumas áreas específicas em que podemos prestar atenção:

• Vendas – Fora o controle das negociações, que pode ser feito através de qualquer planilha de Excel, monitorar as tarefas e prazos relacionados faz toda a diferença para uma operação eficiente. Investir numa ferramenta de CRM (Customer Relationship Management) é investir diretamente no aumento das suas vendas.
• E-mails de relacionamento – Existem alguns sistemas no mercado, normalmente integrados aos CRMs, capazes de automatizar e-mails padronizados, como “Você finalizou sua compra”, “Sua assinatura está para vencer”, “Feliz aniversário” e por aí vai. Nessa área é muito importante ressaltar que fazer SPAM para pessoas que nunca demonstraram interesse no seu produto é totalmente contra-produtivo. Confira as melhores formas de trabalhar com e-mail marketing nesse episódio do EmpreendePapo.
• Finanças – Apesar do Excel ser muito usado por aí, é imprescindível ter uma boa ferramenta de controle financeiro, que possua layout amigável e que já esteja integrada com o seu banco. Se você é cliente do Banco do Brasil, vale muito a pena conferir o Gerenciador Financeiro. Ele permite realizar diversos serviços e transações bancárias, no momento que lhe for mais adequado e na comodidade de sua empresa ou casa e utilizando os dispositivos móveis, como tablets e smartphones.
• Pagamento de contas – Não chega a ser uma ferramenta de gestão em si, mas vale muito a pena colocar as contas em débito automático para evitar o pagamento de juros desnecessários em caso de esquecimento. Lógico que é necessário tomar cuidado para garantir que você terá dinheiro em caixa para pagar aquela conta, mas espero que você tenha resolvido essa questão na dica anterior, sobre um bom controle financeiro.

Conclusão: Bom planejamento reduz muito os riscos do crescimento

Uma analogia que gosto muito é a de que expandir uma empresa é como tirar um avião do chão. Além do grande esforço necessário para sair do chão (investimentos citados na dica sobre fluxo de caixa), é muito importante ter um plano de vôo muito bem definido, além é claro do domínio sobre os processos de bordo (habilidades do piloto, processos de segurança, entrega das comidas e bebidas, etc).

É lógico que você pode fazer pequenos ajustes enquanto está no ar, mas quanto melhor for seu planejamento “em terra”, mais segura será a sua viagem.

Uma dica para alçar voos mais altos é utilizar o Proger Urbano Empresarial do Banco do Brasil. Com a linha, você expande os negócios, financiando investimentos indispensáveis ao empreendimento, como reformas, implantações de sistemas, aquisição de máquinas, equipamentos e veículos automotores.

A solução é excelente para manter a sua empresa sempre competitiva, com condições especiais de financiamento.

Conheça essa opção aqui.

E você, tem mais dicas que podemos compartilhar aos empresários que estão entrando nessa fase de expansão?

Abraços,
Millor Machado (entusiasta de empresas que crescem de forma organizada)

Obs.: Esse artigo foi patrocinado pelo Banco do Brasil. Isso significa que os recomendamos como referência, mas não há influência em nossa linha editorial nem nossa opinião.

P.S.: Créditos da imagem Shutterstock

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